プライベートを楽しみたいけど、いつも残業で帰りが遅いし、週末はくたくた。 業務量は減るどころか、業務範囲が広がって増えていくばかり。
プライベートを楽しむだけでなく、新しい仕事に挑戦していくなどためにも、効率的に仕事をしていくことは大事です。
プライベートを充実したい人はもちろん、キャリアアップのために資格の勉強など、時間を有意義に使いたいと思っている人は、ぜひ参考にしてみてください。
仕事が早い人の特徴を知ることが、効率化の一歩
会社を見渡したとき、“仕事が早い人”と“仕事が遅い人”に分けられるのではないでしょうか。
「仕事が早い」「仕事ができる」と言われる人の多くは、仕事を効率的に進めている特徴を持っています。
仕事を効率的にできるようになるためには、仕事が早い人の特徴を理解した上で、具体的な方法を取り入れていくことです。
ではまず、仕事を効率的している人はどんな特徴をみていきましょう。
仕事が早い人の３つの特徴
仕事が早い人には、大きく３つの特徴があります。
１．物事を俯瞰して見ることができる
目の前の業務だけでなく、そのあとの対応内容や今後起こり得る可能性、他のメンバーの動きなどを予測して取り組んでいます。
細かく予測を立てているのではなく、イメージを膨らませて行動をしておくことで、急な変更が発生した場合にも対処しやすくなります。
２．仕事の優先順位を決めて取り組むことができる
「期日」や「重要度」などの基準で業務を分類して、取り組んでいます。
どうしても人は、自分が得意なこと、あまり考えずにできるルーチン業務など、自分基準で優先順位を決めがちです。
仕事を効率的できる人は、感情に左右されず、客観的に業務を判断して、分類しながら仕事をしています。
３．細かなスケジュールを立てることができる
目標を達成するために、細かい行動までを先にイメージしてから取り組んでいっています。
細かな行動までイメージできているため、ひとつの業務をしながら、次の業務のことまで考えて取り組むことができます。
仕事を効率化できる５つのコツ
効率的に仕事ができる人の特徴を見てきましたが、では、具体的に何をしているのでしょうか。
ここでは、今からすぐに効率を上げるコツ５選を紹介します。
１．今抱えている業務を整理し可視化する
自分が持っている業務を頭の中で考えるだけでなく、ノートや付箋に書き出して、整理をしていきましょう。
その際、詳細に書くのではなく、箇条書きで書くことで、全体を俯瞰して見ることができます。
２．日にち・時間で区切って業務を行う
業務を始める前に、業務ごとのおおよその時間を考えます。
そのあと、“シングルタスク”で優先順位を考えながら順番に整理していきます。
“マルチタスク”のほうが仕事ができるイメージがありますが、“シングルタスク”のほうが効率的と言われています。
３．デスクの整理整頓をする
デスクの上や引き出しが整理されていないと、必要な資料が見当たらなかったり、筆記具などが見つからず、業務が止まってしまいます。
また、視界に仕事に関係ないものが見えてしまうと、意識を奪われてしまい、作業効率が低下してしまいます。
４．システムやアプリを使う
カレンダーやタスク管理など、便利なシステムやアプリは数多くあります。
使い勝手がいいものやわかりやすいものは、積極的に取り入れていきましょう。
システムごとの連携機能もあるので、データ管理もしやすくなります。
５．休憩を適度に入れる
人間の集中力は長く持ちません。
仕事を効率的に進めることは、効率的に休憩を取ることでもあります。
「疲れてから休憩を取る」では、疲れが蓄積されてしまい、次の業務に支障が出てしまいます。
業務ごとの区切りや時間を決めるなど、メリハリをつけて業務に取り組むことで、仕事が効率的になっていきます。
まとめ
仕事を効率化する方法は、いろいろとあります。
一気に取り入れようとすると、スケジュールやタスクの管理に時間がかかってしまったりするなど、逆に非効率になってしまいます。
できそうなことから順番に試して取り入れていくことをお勧めします。
そして、自分だけでできることだけでなく、困ったときに相談できるように相談しやすい空気を作っておくなど、周囲の環境つくりも仕事の効率化では大切です。